Сортируем документы на компьютере
Опубликовано: 01.09.2018
« Без Знаний нет УСПЕХА! ». Продолжаем улучшать эффективность, наводя порядок в документах, хранящихся на нашем компьютере.
В прошлой статье мы начали рассматривать тему о том, как навести порядок с файлами и папками на своем компьютере. В ней было обращено внимание на создание удобного каталога библиотеки информации, находящейся на компьютере. Сегодня речь пойдет о сортировке и хранении документов, как личных, так и рабочих.
Как упорядочить файлы и папки?
Папка «Личные документы»
Создаем папку « Личные документы », на которую обязательно нужно установить пароль от случайного взгляда недоброжелателя. Внутри размещаем именные папки на каждого члена семьи, жилье, и др. Теперь нужно отсканировать или сфотографировать все документы. Кроме копий самих документов, сюда можно поместить фотографию каждого, для официальных запросов. Не забудьте сделать опись документов личных дел.
Если у вас нет такой папки, то я настоятельно рекомендую занести себе в план создание копий личных документов в электронном виде. Сейчас это очень востребовано. Если вы имеете электронную копию документа, то это экономит не только время, но и деньги. Скопируйте все эти документы на флешку. Не забудьте поставить код. Теперь при необходимости копии ваших документов будут всегда с вами.
Систематизируем рабочие документы
Документы, связанные с вашей работой должны храниться в одной папке. Конечно, если речь идет о вашем домашнем компьютере, а не о том, что стоит в офисе.
Каталог папок создается соответственно тематике и задачам. Все мы работаем в разных сферах деятельности, поэтому единую систему хранения для всех не разработаешь. Но принцип вложенности папок с документами всегда один: «Папка» – «Подпапка» – «Рабочий документ».
Есть правило в делопроизводстве, что давность поиска рабочего документа составляет три года. Поэтому документы, связанные с проектом, который был сдан больше десяти лет назад, просто не имеет смысла хранить. Но если это все же так ценно для вас, то просто заархивируйте эти документы. Так они будут занимать меньше места на компьютере.
Классифицируем документы, связанные с хобби
Здесь работает тот же принцип, что и описанный в статье выше. Главное продумать четкую классификацию по разделам хобби. Если это рукоделие, то мастер-классы, выкройки, схемы, списки интернет магазинов должны находиться в одноименной папке. Внутри же этих папок документы можно расположить по степени важности, по алфавиту или по дате создания.
Заядлые собиратели разной информации по теме своего хобби могут вздохнуть, ведь всего набралось так много, что даже страшно начинать такую трудоемкую работу. Но все же это нужно сделать, ведь при сортировке может обнаружиться множество копий документов, или найтись то, что давно искали.
Когда, я начинаю подобную рутинную работу, которая требует много времени, я всегда вспоминаю систему 15-минуток из системы флай. Ведь в таком состоянии документы на компьютере находились долгое время, поэтому чтобы как следует разобрать эти завалы, нужно время. И чтобы не устать и занятие это не опротивело можно сосредоточенно заниматься этим всего 15 минут в день.
В ежедневной работе мне очень помогает папка «Текущие» (о ней я писала в прошлой статье). Когда работа над документом заканчивается, то его остается только разместить в нужную папку или подпапку библиотеки.
У меня лично скапливается очень много картинок (не фотографий), с которыми жалко расставаться. Время от времени, я пересматриваю их и сортирую, оставляя только качественные. Как только собирается 100 картинок по одной тематике, я их архивирую и отправляю в облако-хранилище онлайн, например, на Диск Яндекса. А в папке с картинками храню документ с каталогом о том, картинки, на какую тему и где у меня хранятся на просторах интернета. Многие собирают альбомы картинок по темам в социальных сетях. И такой вариант возможен.
Кода все документы после их сортировки обретут свое законное место в библиотеке компьютера, останется только систематизировать файлы из папки «Текущие», а это уже не так сложно, если этим заниматься регулярно.
Успеха вам!
---------------------------------------------------
Больше на эту тему можно узнать из статей сайта "Без Знаний нет УСПЕХА" :